Realizar a Gestão de CondomÃnios com Qualidade exige dos SÃndicos uma gama de habilidades indispensáveis, dentre elas destaca-se o conhecimento em aquisições, contratações, acompanhamento, gestão e fiscalização de contratos, que devem ser assinados com diversos fornecedores (Elevadores, Seguros, Manutenção de Bombas, Câmeras, Portões, Terceirização, Construtoras etc.). Mas como utilizar um contrato bem elaborado para garantir um bom relacionamento e serviços entregues com Qualidade?

A importância do Planejamento
Assim como na vida pessoal ou na administração de uma empresa, para obtenção dos resultados desejados, é indispensável que haja um bom planejamento das contratações nos condomÃnios. O SÃndico (seja morador ou profissional), tem de estar devidamente preparado para conduzir o condomÃnio de forma a organizar as demandas daquela comunidade. Neste sentido, muito se fala em Plano Diretor, Planejamento Plurianual ou Planejamento Estratégico. Adotando esta prática, será possÃvel um levantamento das necessidades do condomÃnio, preferencialmente ordenadas pela criticidade, ou seja, pontos que oferecem riscos aos moradores devem ser necessariamente priorizados. Há que se ponderar, também, sobre o desejo daquela comunidade. Avaliar a situação financeira do condomÃnio para decidir, por exemplo, qual será a origem da verba. Elaborar um backlog de projetos e então ordená-los de acordo com todas informações necessárias.
O planejamento de cada contratação
Cada contratação, para que seja bem sucedida, deve conter etapas essenciais, das quais, é possÃvel citar: a correta definição do Objeto (falhar neste ponto significa contratar algo que não atende à necessidade do condomÃnio); a robusta Razão da Contratação (somente assim será possÃvel demonstrar aos condôminos a importância do objeto pretendido e permitir a correta formação do convencimento para que votem conscientemente); a descrição da Resultado Pretendido (para que a consulta ao mercado seja clara e objetiva); a estipulação de elementos de Gestão de Contratos e Fiscalização (possibilitando assim o acompanhamento e a manutenção da qualidade durante a vigência do contrato,); a estimativa de Preços e Forma de Pagamento (para garantir a exequibilidade do contrato e proporcionar vantagens econômicas ao condomÃnio ); Anexos como Desenhos e Especificações etc..

Quais os riscos na gestão de contratos em condomÃnios?
Riscos são incertezas com potencial para comprometer a Qualidade ou inviabilizar o Serviço. O gerenciamento de riscos trará eficácia para o condomÃnio, permitindo melhorar os processos e gerar valor ao patrimônio. O processo não é simples, mas com a prática é possÃvel incorporá-lo até nas aquisições e contratação menos vultuosas.
Você sabe qual risco na gestão de contratos?
A correta definição dos riscos deve conter, no mÃnimo, as seguintes etapas:
Identificação do principais riscos que possam comprometer o sucesso da execução do contratação;
Identificação do principais riscos que possam fazer com que os serviços prestados não atendam à s necessidades do condomÃnio, podendo resultar em nova contratação;
Identificação das possibilidades de ocorrência e dos danos potenciais de cada risco levantado;
Definição das ações a serem tomadas para amenizar ou prevenir as chances de ocorrência do risco; e
Definição das ações de contingência a serem tomadas caso o risco se concretize.
Resultados da Gestão de Contratos
A realidade dos condomÃnios em relação a gestão de contratos, infelizmente, é muito deficiente. São raros os empreendimento imobiliários que já desenvolveram processos de contratação, gestão e fiscalização contratual eficazes, e a ausência dos referidos processos, tem o potencial de gerar prejuÃzos enormes aos condôminos, envolvendo desde a perda da qualidade na prestação dos serviços contratos, a deterioração do patrimônio, a degradação da boa convivência e do clima harmonioso, o gasto excessivo com contratos ineficazes, podendo até incorrer no surgimento de riscos à segurança, ao sossego e à saúde dos que o habitam, requisitos legais cujo sÃndico tem a obrigação de garantir.
Um Bom Contrato vai garantir a compra de Bons Serviços, com economia e nos prazos necessários.
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