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  • Foto do escritorGustavo Oliveira

Gerenciando Contratos de Fornecedores

Realizar a Gestão de Condomínios com Qualidade exige dos Síndicos uma gama de habilidades indispensáveis, dentre elas destaca-se o conhecimento em aquisições, contratações, acompanhamento, gestão e fiscalização de contratos, que devem ser assinados com diversos fornecedores (Elevadores, Seguros, Manutenção de Bombas, Câmeras, Portões, Terceirização, Construtoras etc.). Mas como utilizar um contrato bem elaborado para garantir um bom relacionamento e serviços entregues com Qualidade?



A importância do Planejamento

Assim como na vida pessoal ou na administração de uma empresa, para obtenção dos resultados desejados, é indispensável que haja um bom planejamento das contratações nos condomínios. O Síndico (seja morador ou profissional), tem de estar devidamente preparado para conduzir o condomínio de forma a organizar as demandas daquela comunidade. Neste sentido, muito se fala em Plano Diretor, Planejamento Plurianual ou Planejamento Estratégico. Adotando esta prática, será possível um levantamento das necessidades do condomínio, preferencialmente ordenadas pela criticidade, ou seja, pontos que oferecem riscos aos moradores devem ser necessariamente priorizados. Há que se ponderar, também, sobre o desejo daquela comunidade. Avaliar a situação financeira do condomínio para decidir, por exemplo, qual será a origem da verba. Elaborar um backlog de projetos e então ordená-los de acordo com todas informações necessárias.


O planejamento de cada contratação

Cada contratação, para que seja bem sucedida, deve conter etapas essenciais, das quais, é possível citar: a correta definição do Objeto (falhar neste ponto significa contratar algo que não atende à necessidade do condomínio); a robusta Razão da Contratação (somente assim será possível demonstrar aos condôminos a importância do objeto pretendido e permitir a correta formação do convencimento para que votem conscientemente); a descrição da Resultado Pretendido (para que a consulta ao mercado seja clara e objetiva); a estipulação de elementos de Gestão de Contratos e Fiscalização (possibilitando assim o acompanhamento e a manutenção da qualidade durante a vigência do contrato,); a estimativa de Preços e Forma de Pagamento (para garantir a exequibilidade do contrato e proporcionar vantagens econômicas ao condomínio ); Anexos como Desenhos e Especificações etc..



Quais os riscos na gestão de contratos em condomínios?

Riscos são incertezas com potencial para comprometer a Qualidade ou inviabilizar o Serviço. O gerenciamento de riscos trará eficácia para o condomínio, permitindo melhorar os processos e gerar valor ao patrimônio. O processo não é simples, mas com a prática é possível incorporá-lo até nas aquisições e contratação menos vultuosas.


Você sabe qual risco na gestão de contratos?

A correta definição dos riscos deve conter, no mínimo, as seguintes etapas:

  1. Identificação do principais riscos que possam comprometer o sucesso da execução do contratação;

  2. Identificação do principais riscos que possam fazer com que os serviços prestados não atendam às necessidades do condomínio, podendo resultar em nova contratação;

  3. Identificação das possibilidades de ocorrência e dos danos potenciais de cada risco levantado;

  4. Definição das ações a serem tomadas para amenizar ou prevenir as chances de ocorrência do risco; e

  5. Definição das ações de contingência a serem tomadas caso o risco se concretize.


Resultados da Gestão de Contratos

A realidade dos condomínios em relação a gestão de contratos, infelizmente, é muito deficiente. São raros os empreendimento imobiliários que já desenvolveram processos de contratação, gestão e fiscalização contratual eficazes, e a ausência dos referidos processos, tem o potencial de gerar prejuízos enormes aos condôminos, envolvendo desde a perda da qualidade na prestação dos serviços contratos, a deterioração do patrimônio, a degradação da boa convivência e do clima harmonioso, o gasto excessivo com contratos ineficazes, podendo até incorrer no surgimento de riscos à segurança, ao sossego e à saúde dos que o habitam, requisitos legais cujo síndico tem a obrigação de garantir.


Um Bom Contrato vai garantir a compra de Bons Serviços, com economia e nos prazos necessários.




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