Como Contratar um Síndico Profissional?

Está chegando a Assembleia Anual Obrigatória (AGO), que precisa ser realizada até o mês de Março (por Lei). Uma das Decisões Mais Importantes é a Eleição do Síndico e do Conselho, que precisam cumprir um Mandato de até 2 anos. Com o aumento da Complexidade dos Condomínios e as Exigências Legais, muitos Condomínios já nascem com um SÍNDICO PROFISSIONAL, e outros que estavam acostumados com um Síndico Morador precisam pensar em trocar.

A Grande Pergunta: Será que estamos preparados para um Síndico Profissional?

COMO ESCOLHER um Síndico Profissional?

Antes de mais nada, temos que começar Avaliando a Gestão Atual (sendo ela já profissional ou não). Se uma gestão residente já está desgastada, se existem muitos conflitos entre "grupinhos", o Síndico Profissional é uma Boa Opção: primeiro pela sua "Neutralidade" perante os diversos moradores; e segundo, pelo seu Alto Grau de Especialização.

Se o Síndico Profissional ainda não é uma Realidade em Seu Condomínio, é conveniente que antes de mais nada ocorra uma AGE ou AGO exatamente para aprovar a decisão de se contratar um. Ou seja, é melhor aprovar a Decisão de Contratar um Síndico Profissional como item de Pauta numa 1a Assembleia ANTES de realizar a Seleção. E deixar a decisão do mesmo para uma 2a Assembleia.

Em se aprovando esta decisão, o primeiro passo é constituir um "Comitê de Seleção" que faça uma pesquisa, entrevistas com candidatos, e que não tome ainda uma decisão, mas que vai classificar cada um deles conforme os critérios avaliados. Este comitê pode ser formado por Membros do Conselho e quaisquer Moradores interessados que se voluntariem a participar. Quando o próprio Sindico atual decidiu não continuar ou renunciar ao mandato., se quiser ele também pode participar e contribuir, desde que a relação dele com os moradores esteja ainda boa.

Entre os Critérios de Seleção , nós recomendamos:

=> Ter claro o que trouxe descontentamento na gestão anterior.

=> Definir quais as Expectativas em relação ao candidato escolhido.

=> Pesquisar profissionais de referência no mercado e indicações (de moradores, fornecedores, outros Condomínios na região., ou de conhecidos que morem em outras regiões próximas).

=> Solicitar a cada candidato um Curriculum Vitae e portfólio de trabalhos anteriores.

=> Solicitar aos candidatos Referências. Hoje em dia, também se pode verificar as redes sociais ou publicações do ramo para entender o padrão de comportamento e nível de conhecimento.

=> É preciso investigar o Histórico de trabalhos em outros Condomínios, entendendo que tipo e porte foram atendidos. A vida profissional anterior, antes de atuar como síndico, também indica capacidades a serem aplicadas em sua gestão.

=> Certificados de Cursos e Eventos na área também indicam o Grau de Atualização do profissional. A profissão ainda não é regulamentada por lei específica, mas existem entidades que criam certificações através de Provas de Conhecimento, entre elas a "Síndico 5 Estrelas", que é concedida pela GABOR com a Fundação Vanzolini (USP).

=> Ainda antes das entrevistas, solicitar aos candidatos também Certidões Negativas da Receita Federal, INSS, Justiças Trabalhista e Cível. Pode-se checar se existem processos ou protestos em seu nome.

=> Já na Entrevista com o Comitê, realizada previamente à Assembleia de Eleição, pede-se que se faça uma apresentação (sustentada ou não por Slides e Catálogos), uma oportunidade de ser ter uma conversa profunda (ao redor de 1 hora cada). Os melhores, poderão realizar depois uma curta apresentação no dia da Eleição.

=> Deve-se perguntar como é o Modelo de Atendimento, incluindo: Horas de Visita/Plantão; Carga Horária de trabalho fora do Condomínio; Canais de Comunicação; disponibilidade para Emergências; Localização (escritório ou residência), para saber em quanto tempo pode chegar; Mensalidade cobrada; se apresenta Substituto em uma ausência mais prolongada; a Quantidade de Condomínios que ele atende hoje (para avaliar sobrecarga); e Estilo de trabalho (especialmente com o Conselho e dialogando com os moradores). Quanto à Distância, a "base" de trabalho precisa ser no máximo a 20 minutos de acesso (ideal é menos).

=> Particularmente, deve-se explorar quais os Resultados Concretos já foram entregues para outros clientes, dentro das necessidades prioritárias para vocês.

=> Por fim, investigar o Modelo de Contrato e a forma de Pagamento.

Momento de Decisão.

Realizada uma série de Entrevistas, o Comitê deve gerar um Relatório de Avaliação dos Candidatos (dando notas para cada critério investigado). Por fim, convoca-se uma Assembleia de Eleição/Homologação em até 10 dias. Deve-se apresentar suas Conclusões do Comitê; e na Assembleia dar espaço para os melhores candidatos se apresentarem por até 10 minutos cada, antes da escolha final pelos moradores presentes (em eleição nominal ou eletrônica).

Escolhido o Sindico através da Eleição, nos dias seguintes precisa-se aprovar de comum acordo a Minuta Contratual, tendo o cuidado de se definir Condições e Regras nas diversas cláusulas. A relação com o Conselho, particularmente, deve ser definida desde o principio, definindo-se: Regras Básicas, Canais de Comunicação e Informações sobre o Condomínio, um Cronograma para os primeiros 90 dias, um calendário de Reuniões mensais, o modelo de Reporte e de Status, Prestação de Contas Mensal, e garantir um mecanismo de Feedback frequente, e Enquetes com moradores.

O Sucesso deste novo Síndico será medido por vários fatores, entre eles quando ocorrer a Reeleição deste para um 2o Mandato. Essa será a maior prova do Sucesso desta Seleção!!!