Vem aí a A.G.O. (Assembleia Geral Ordinária)!

A chamada "AGO" (Assembleia Geral Ordinária) é a Principal reunião do ano do seu Condomínio. Por Lei, ela é obrigada a acontecer até Março de cada ano, quando se cumprem pelo menos 2 obrigações legais: a Aprovação das Contas do Ano (Exercício) Anterior, fechado em Dezembro; e a Aprovação do Orçamento proposto para o ano que se inicia. Apesar de às vezes o quórum dessas reuniões ser baixo, é um momento importante decisões para toda a comunidade.

Pela aprovação das Contas do Ano anterior, se reconhece (ou não) a Eficiência da Gestão do Síndico e Conselho até o final do ano anterior. Aproveita-se para Esclarecer o Balanço do ano inteiro, comparar com o Planejamento do Ano anterior, e verificar se todos os anseios dos moradores estão sendo atendidos, dentro dos recursos disponíveis. Deve-se analisar as Variações, entender a motivo delas, se foram decorrentes de Imprevistos, Emergências, e se as decisões da AGO do ano anterior ou de outras AGE´s ao longo do ano (Extraordinárias) foram seguidas à risca. Ou se foram tomadas decisões "à revelia" do Conselho. É o momento da verdade, de testar a idoneidade da Administração atual. Além da decisão "Aprove-se" (ou não) as Contas, deve-se tirar várias Lições Aprendidas, e usar isso como base para as próximas decisões.

Já o Novo Orçamento Proposto (preferencialmente após a Aprovação das Contas Passadas), coloca-se uma Nova Perspectiva para o próximo ano. Ela pode ser meramente uma "evolução" do ano anterior, podendo-se manter os mesmos custos (e arrecadação), ou aumentar conforme as necessidades do aumento "natural" dos custos, balizados pelos índices de Inflação ou Dissídios. Normalmente, este último cenário é decorrente de uma gestão "preguiçosa", que não parou para avaliar previamente (ou melhor, ao longo de todo o ano anterior) as possibilidades ou alternativas para se renegociar contratos, trocar de fornecedores, ou às vezes até buscar novos meios até de receitas, como aluguéis de espaços comerciais, cessão para antenas de celulares ou até painéis publicitários.

Em alguns casos extremos, até mesmo receitas com áreas de caráter "turístico", como o mirante do Edifício Copan, no Centro de São Paulo. Aqui, vale toda a Criatividade , que normalmente é bem explorado com todos os moradores, através de enquetes ou comitês sobre temas específicos. Com um pouco de imaginação, pode-se conseguir alternativas para manter ou até baixar o custo do Condomínio. Em outras, precisa-se tomar decisões radicais, como trocar toda a equipe de funcionários CLT, migrando-se para uma equipe terceirizada, ou até mesmo remota, através da "Portaria Virtual". A Folha de Pagamento pode chegar até 70% dos gastos, e no limite é a única opção para se cortar custos. Sempre analisando cada decisão de economia também pelas perspectivas legais e de segurança.

Nestes tempos de COVID, ainda em 2021, estamos convivendo com um Contexto Excepcional. Por isso, ainda vale se utilizar de recursos como das Assembleias Digitais ou Híbridas, aonde se permite acesso de uma minoria ao Salão de Festas (como todo o protocolo), contando-se com a maior participação pela internet, através de Aplicativos. Numa assembleia normal, apenas presencial, o quórum normalmente é de 10% dos proprietários, mas pela Digital ou Hibrida se chega até 50% de Quórum, mesmo em Condomínios Clube, com centenas de unidades.

O segredo de uma Boa Assembleia, seja pela forma Clássica ou Digital, é na preparação da mesma:

=> Temas precisam ser discutidos com o Conselho, e consideradas sugestões de Moradores;

=> EDITAL Claro, com todas as informações sobre dia, data, temas e forma de participação;

=> Disponibilizar de forma antecipada, seja qual for o tipo de Assembleia, Resumos Explicativos e Didáticos sobre os temas propostos, dando oportunidade de opinião antes da Reunião da Assembleia, ou durante ela.

=> Sugere-se também uma Pauta Curta, e que a Reunião seja planejada para não passar muito de 1 hora. É preferível 1 AGO curta e mais outras AGE´s ao longo do ano, do que uma única AGO longa em Março para discutir "todos os temas", tornando a mesmo Interminável, Desgastante, e Sujeita a Impugnação.

=> Recursos Digitais dão maior Agilidade e Transparência, e facilitam Assembleias Complexas.

Sorteio Eletrônico de Garagem: reuniões menos cansativas.

Uma Assembleia Bem Planejada e com Tecnologia aumenta o Engajamento dos Moradores, o Entendimento Claro de todos os Temas, Decisões Maduras e Bem Embasadas, garantindo a Satisfação dos condôminos com a Administração.